Vacature: Uitvoerend secretariaatsmedewerker (m/v/x) – Startbaan, voltijds

GAMS België, een non-profit organisatie die actief is op het gebied van preventie van vrouwelijke genitale verminking en vroege en/of gedwongen huwelijken, is op zoek naar een uitvoerend secretariaatsmedewerker (m/v/x) voor haar kantoor in Brussel vanaf 1 december 2020. 

Taken

• Administratieve ondersteuning van de directie
• Opstellen van de nodige voorbereidende nota’s en activiteitenrapporten
• Opstellen van de verslagen
• Beheer van de inschrijvingen voor activiteiten die door de vereniging worden georganiseerd
• Coderen van lijsten, brieven of boeken die in de online catalogus van de bibliotheek worden ontvangen
• Afspraken inplannen
• Bijwerken van het activiteitenschema
• Centralisatie en opvolging van de interventieaanvragen voor bewustmakings-en opleidingssessies
• Ontvangst van de begunstigden tijdens de eerste contacten met de organisatie
• Ontvangst van mensen die de boeken van de bibliotheek willen doorbladeren
• Ontvangst en begeleiding van elke persoon die naar het hoofdkantoor komt
• Ontvangst en verzending van bestellingen (diverse publicaties)
• Beheer van de post
• Beheer van telefoongesprekken
• Inventarisatiebeheer van voorraden en benodigdheden
• Het rapporteren van de jaarlijkse bijeenkomst van de organisatie
• Hulp bij de materiële voorbereiding van diverse interne en externe activiteiten
• Logistieke ondersteuning voor activiteiten en evenementen
• Ondersteuning opdat het kantoorleven soepel verloopt
• Allerlei andere relevante taken

 Profiel

• Bachelordiploma Office Management, meertalig secretariaat of andere soortgelijke richting
• Uitstekende kennis van het Frans, goede kennis van het Engels en het Nederlands is een plus. Indien niet drietalig is er de mogelijkheid om met taalcheques te werken.
• Goed leervermogen
• Autonomie, discipline en proactiviteit
• Kennis van het sociaal-cultureel verenigingsleven
• Professionele werkethiek
• Goede kennis van de voornaamste kantoortoepassingen (Word, Excel, Outlook, Teams…)
• Gemak in het gebruik van computertools
• Kennis van Sharepoint en/of Zotero is een pluspunt
• Goede communicatievaardigheden zijn een pluspunt
• Kennis van HR is een pluspunt

Wij bieden

• Een zeer aangename werkomgeving die continu actie voert tegen vrouwelijke genitale verminking en andere vormen van geweld tegen vrouwen Een aantrekkelijk loon
• Transportkosten worden (grotendeels) vergoed
• Een plek waar je met vallen en opstaan veel kan bijleren
• Een multiculturele diverse ploeg waarmee je mag samenwerken

Geïnteresseerd?

Stuur uw CV en motivatiebrief uiterlijk 30 oktober naar Fabienne Richard, directrice van GAMS België, via info@gams.be

Als u dat wenst, kunt u via Select Actiris ondersteuning krijgen met betreffende uw aanvraag voor deze vacature. Gebruik dan ‘Mijn Actiris’ of bezoek een van de Actiris-kantoren.

Positie in te vullen voor 1 december 2020.

Voorwaarden

Het gaat over een eerste loopbaancontract (Startbaan) functie: u moet dus geregistreerd zijn bij Actiris en jonger zijn dan 26 jaar wanneer u wordt aangenomen.