Vacature: Uitvoerend secretariaatsmedewerker (m/v/x) – Startbaan, voltijds
GAMS België, een non-profit organisatie die actief is op het gebied van preventie van vrouwelijke genitale verminking en vroege en/of gedwongen huwelijken, is op zoek naar een uitvoerend secretariaatsmedewerker (m/v/x) voor haar kantoor in Brussel vanaf 1 december 2020.
Taken
- Administratieve ondersteuning van de directie
- Opstellen van de nodige voorbereidende nota’s en activiteitenrapporten
- Opstellen van de verslagen
- Beheer van de inschrijvingen voor activiteiten die door de vereniging worden georganiseerd
- Coderen van lijsten, brieven of boeken die in de online catalogus van de bibliotheek worden ontvangen
- Afspraken inplannen
- Bijwerken van het activiteitenschema
- Centralisatie en opvolging van de interventieaanvragen voor bewustmakings-en opleidingssessies
- Ontvangst van de begunstigden tijdens de eerste contacten met de organisatie
- Ontvangst van mensen die de boeken van de bibliotheek willen doorbladeren
- Ontvangst en begeleiding van elke persoon die naar het hoofdkantoor komt
- Ontvangst en verzending van bestellingen (diverse publicaties)
- Beheer van de post
- Beheer van telefoongesprekken
- Inventarisatiebeheer van voorraden en benodigdheden
- Het rapporteren van de jaarlijkse bijeenkomst van de organisatie
- Hulp bij de materiële voorbereiding van diverse interne en externe activiteiten
- Logistieke ondersteuning voor activiteiten en evenementen
- Ondersteuning opdat het kantoorleven soepel verloopt
- Allerlei andere relevante taken
Profiel
- Bachelordiploma Office Management, meertalig secretariaat of andere soortgelijke richting
- Uitstekende kennis van het Frans, goede kennis van het Engels en het Nederlands is een plus. Indien niet drietalig is er de mogelijkheid om met taalcheques te werken.
- Goed leervermogen
- Autonomie, discipline en proactiviteit
- Kennis van het sociaal-cultureel verenigingsleven
- Professionele werkethiek
- Goede kennis van de voornaamste kantoortoepassingen (Word, Excel, Outlook, Teams…)
- Gemak in het gebruik van computertools
- Kennis van Sharepoint en/of Zotero is een pluspunt
- Goede communicatievaardigheden zijn een pluspunt
- Kennis van HR is een pluspunt
Wij bieden
- Een zeer aangename werkomgeving die continu actie voert tegen vrouwelijke genitale verminking en andere vormen van geweld tegen vrouwen Een aantrekkelijk loon
- Transportkosten worden (grotendeels) vergoed
- Een plek waar je met vallen en opstaan veel kan bijleren
- Een multiculturele diverse ploeg waarmee je mag samenwerken
Geïnteresseerd?
Stuur uw CV en motivatiebrief uiterlijk 30 oktober naar Fabienne Richard, directrice van GAMS België, via info@gams.be
Als u dat wenst, kunt u via Select Actiris ondersteuning krijgen met betreffende uw aanvraag voor deze vacature. Gebruik dan ‘Mijn Actiris’ of bezoek een van de Actiris-kantoren.
Positie in te vullen voor 1 december 2020.
Voorwaarden
Het gaat over een eerste loopbaancontract (Startbaan) functie: u moet dus geregistreerd zijn bij Actiris en jonger zijn dan 26 jaar wanneer u wordt aangenomen.