Offre d’emploi : Responsable administratif et financier (CDI, 80 ou 100 %)

Le GAMS Belgique, association qui lutte depuis 25 ans pour l’abandon des mutilations génitales féminines, engage un.e Responsable administratif et financier à partir de septembre 2023.

L’équipe du GAMS s’est beaucoup agrandie ces dernières années : aujourd’hui elle compte 27 salarié.e.s répartis sur 4 sites (Bruxelles, Namur, Liège, Anvers) et une quarantaine de bénévoles. De nouveaux projets viennent de démarrer en Flandre, au niveau fédéral et en international avec un suivi administratif et financier en néerlandais et anglais. Des nouvelles conventions collectives du travail (réduction du temps de travail pour les plus de 55 ans), des demandes de congés parentaux (équipe salariée avec des jeunes parents), l’accueil d’article 60 nécessite des connaissances RH en « hard skills ». Le/la Responsable administratif et financier pourra compter sur un responsable de la comptabilité expérimenté temps plein et sur une chargée RH mi-temps « soft skills » responsable du bien-être et du plan de formation.

Description du poste

• Type de contrat et durée : Contrat à durée indéterminée
• Equivalent: 0,8 ou 1 ETP
• Début du contrat : septembre 2023
• Lieux principaux d’activité : Bruxelles et antennes du GAMS
• Rapporte à : la Directrice du GAMS

Le rôle de Responsable Administratif et Financier est un poste transversal clé et à fort potentiel puisqu’il permet le fonctionnement et le développement de l’association, et accompagnera la mise en œuvre de la stratégie du GAMS en Belgique. Vous travaillerez en collaboration avec l’équipe composée d’une trentaine de personnes et serez le point de contact avec les salarié.e.s, les prestataires, les administrateur.trice.s, les membres, les bailleurs et les donateur.trice.s.

Vous êtes organisé.e et autonome, vous aimez les chiffres et être en lien avec des interlocuteur.trices.s varié.e.s, vous êtes féministe et militant.e et avez l’ambition de changer la donne, ce poste est fait pour vous !

Administratif – 20%

• Administration de la vie de l’association : appui à la direction; gestion de l’OA, des AG ; suivi et mise en conformité des obligations juridiques, organisation et suivi des réunions d’équipe
• Gestion des services généraux : gestion du bureau et de l’équipe (facturations, versements des salaires, achats, aménagements), du parc informatique, de la logistique des événements
• Gestion des documents internes : organisation et archivage de documents, mise à jour des procédures administratives

Finances – 60%

• Suivi administratif et financier de la levée de fonds : réponses aux demandes des bailleurs et gestion des démarches administratives liées aux levées de fonds institutionnels dans les différentes régions, suivi des conventions, préparation et suivi des budgets
• Encadrement de la comptabilité (en lien avec le responsable comptable) : suivi des dépenses et revenus, rapprochements bancaires mensuels ; élaboration et suivi des budgets annuels, gestion des audits, de l’élaboration des comptes annuels et de la clôture des comptes
• Mise en œuvre et suivi du plan de fundraising: mise en place d’une CRM
• Gestion des dons : réception et encaissement des dons (chèques, virements, en numéraire), gestion des reçus fiscaux, gestion des subventions publiques

Ressources humaines – 20%

• Appui au recrutement : élaboration des fiches de poste et des contrats ; suivi du recrutement des salariés (entretiens et évaluations annuelles)
• Gestion administrative : préparation et organisation des arrivées et sorties des salarié.e.s, suivi et exécution de la paie, gestion et administration des absences et congés, élaboration et adaptation des outils et politiques RH
• Gestion de l’équipe Finances-RH (mangement direct de deux personnes)

Trois priorités 2023-2024:

Finances :

• Renforcer les compétences des coordinatrices régionales dans le suivi de leur budget (état des dépenses trimestriel)
• Mettre en œuvre le plan de fundraising qui vient d’être réalisé par Strategies & Leaders

Ressources humaines :

• Mise en œuvre du plan de sécurité au travail
• Mise en œuvre du plan de prévention des risques psychosociaux

Administration :

• Mise en place d’une CRM

Profil recherché

• Personne dynamique et « hands on »
• Opérationnel dans les 3 langues (FR, NL, ENG)
• Diplôme Bachelier/Master ou expérience professionnelle
• une expérience de 3 ans dans une position similaire.
• Une première expérience au sein d’une ASBL est un atout.
• Compétences organisationnelles et rédactionnelles
• Qualités souhaitées : capacité de travail en équipe, autonomie, empathie, flexibilité, ouverture d’esprit et capacités d’initiatives e.a. créatives
• Intérêt de travailler dans un milieu féministe et militant

Notre politique du personnel est basée sur la diversité et l’égalité des chances. Nous sélectionnons les candidat·e·s en fonction de leurs qualités, quels que soient leur âge, leur genre, leur origine, leurs convictions, leur handicap, leur nationalité, etc. C’est la diversité de nos équipes qui fait la force de nos services.

Barème salariat : CP 332 (1/80 avec ancienneté)

Comment postuler ?

Merci d’envoyer un CV, une lettre de motivation avec la mention «Responsable Administratif et Financier» à info@gams.be avant le 31 juillet 2023. Une première sélection se fera sur base des CV et lettres de motivation. Les personnes sélectionnées seront invitées à un premier entretien en présentiel ou sur Teams au fur et à mesure des candidatures.

Vous pouvez aussi contacter Fabienne Richard, directrice du GAMS Belgique pour plus d’informations au 0473 410 691 ou via email fabienne@gams.be