Offre d’emploi : secrétaire de direction (h/f/x) – CPE, temps plein
Le GAMS Belgique, une ASBL active dans le domaine de la prévention des mutilations sexuelles féminines et des mariages précoces et/ou forcés, recherche pour son bureau à Bruxelles un.e secrétaire de direction à partir du 1er décembre 2020.
Tâches
- Soutien administratif à la direction
- Rédaction des notes préparatoires nécessaires et des rapports d’activités
- Rédaction de procès-verbaux
- Gestion des inscriptions aux activités organisées par l’association
- Encodage : listes, lettres, ou des ouvrages réceptionnés dans le catalogue en ligne de la bibliothèque
- Prise de RDV
- Mise à jour du planning des activités
- Centralisation et suivi des demandes d’intervention pour des sensibilisations et des formations
- Accueil des bénéficiaires lors des premiers contacts avec l’association
- Accueil des personnes désirant parcourir les ouvrages de la bibliothèque
- Accueil et orientation de toute personne se présentant au siège social
- Réception et envoi des commandes (différentes publications)
- Gestion du courrier
- Gestion des appels téléphoniques
- Gestion des stocks outils et fournitures
- Secrétariat relatif à l’assemblée annuelle de l’association
- Aide à la préparation matérielle de diverses activités internes et externes
- Soutien logistique pour les activités et événements
- Soutien au bon fonctionnement de la vie au bureau
- Toute autre tâche pertinente
Profil
- Bachelier en secrétariat
- Excellente connaissance du français, bonne connaissance du néerlandais et de l’anglais. Si pas trilingue, possibilité de chèques langues.
- Bonne capacité d’apprentissage
- Autonomie, rigueur et proactivité
- Connaissance du milieu associatif socio-culturel
- Déontologie professionnelle
- Bonne connaissance de l’outil bureautique (Word, Excel, Outlook, Teams…)
- Aisance dans l’utilisation d’outils informatiques
- Des notions de l’utilisation de Sharepoint et/ou de Zotero sont un plus
- Des connaissances en communication sont un atout
- Des connaissances en assistanat aux ressources humaines sont un atout
Ce que nous offrons
- Un environnement de travail agréable et militant
- Remboursement (en grande partie) des transports
- Des possibilités d’apprentissage
- Collaboration avec une équipe diverse et multiculturelle
Conditions
Il s’agit d’un poste CPE (Convention premier emploi) : il faut donc être inscrite à Actiris et être âgé.e de moins de 26 ans à l’embauche.
Intéressé.e ?
Envoyez votre CV et lettre de motivation par e-mail au plus tard le 30 octobre à l’attention de Fabienne Richard, directrice du GAMS Belgique via info@gams.be
Si vous le souhaitez, vous pouvez passer par Select Actiris, pour recevoir un soutien pour votre candidature. Utilisez alors My Actiris ou passez dans une des antennes Actiris.
Poste à pourvoir dès le 1er décembre 2020.
